什么是数据输入?

业务以闪电般的速度发展，随着品牌的发展，很难跟上你在每一个转折点收集的所有信息——这就是数据输入可以受益的地方。它可以帮助创建新的或更新客户帐户，从重要的音频文件(包括现场电话对话的录音)转录数据，或上传费用。数据输入可以成为您业务的救星。

与数据输入职员一起工作可以帮助您的团队专注于关键任务，同时保持所有数据库的准确性和最新性。这有助于您的企业充分利用数据，并改善您的整体操作工作流。

在本指南中，我们将向您简单解释什么是数据输入，以及数据输入员的职责是什么。

解释数据输入

1.什么是数据输入?

数据输入是一种文书工作，涉及录音和打字等流程，将原始数据输入计算机系统和数据库，包括添加新数据或更新现有数据。

这包括抄录笔记从会议或重要电话，将客户信息从纸质记录上传到计算机记录，将费用输入财务软件，甚至将销售数字添加到电子格式。这一切都是关于收集、管理和跟踪您的业务需要的数据。

数据输入专家可以将信息输入电子表格、word文档或公司的软件中。他们也可能负责扫描文件。有很多不同类型的数据输入工作，除了简单的“数据输入”职位外，还包括“编码员”、“打字员”、“抄写员”和“文字处理员”。他们可以是小时工或受薪员工，也可以是承包商，按项目或按每字击键、每分钟关键字或每小时关键字获得报酬。

2.数据输入作业的类型

组织通常会雇佣几种不同类型的数据输入工作。头衔和工作角色可能会根据雇主、公司的行业和品牌的具体需求而有所不同。一些最流行的数据输入工作头衔类型包括以下内容:

• 数据录入员在美国，该工作涉及将关键信息从一种格式输入到另一种格式，通常是通过打字

• 数据输入键在这种工作中，员工将数据输入或扫描到计算机软件系统中，这些数据通常来自硬拷贝或物理文档

• 的转录员，工作内容通常包括收听音频或视频录音，并将信息转换为文本格式;这是以文字为中心，而不是以数字数据为中心

• 文字处理员和打字员，其中的主要重点是输入文本文档中的信息，包括通信、一般数据和报告

3.什么是数据录入员?

数据录入员是作为雇员或第三方承包商受雇处理行政工作和日常文书工作，以更新或向计算机系统或数据库添加数据的人。除了数据输入外，他们的主要职责是确保数据的准确性。

这可能涉及到将硬拷贝和纸质文档中的数据输入数据库，通常使用键盘。数据输入人员通常使用专门为数据输入设计的键盘，这些键盘有特殊的键和颜色来帮助提高速度。由于数据输入专家经常花费大量时间在键盘上工作，因此许多键盘在设计时也考虑到了人体工程学。

速度和准确性是数据输入专家应该具备的重要特征，因为它们可以在确保数据正确的同时增加专家的输出。

4.数据录入员的工作是什么?

数据录入员处理日常数据录入和文书工作，包括更新或将新数据输入公司数据库。

核心职责是确保数据的准确性。他们需要确保这一点公司现有的数据库拥有准确和最新的信息，以便公司能够根据正确的数据采取行动。数据录入员帮助财务部门完成应收账款、处理付款、审查和处理订单退货等任务也很常见。

根据他们的具体工作角色和雇佣他们的公司，数据录入员可能还有其他常见的职责。其中包括:

• 收集数据并输入公司的数据库

• 通过不断更新信息维护数据库，包括使用键盘或光学扫描仪在字母数字计算器中输入客户数据

• 检查客户和业务记录的准确性，将其与已获得的新数据进行比较，并根据需要编辑、添加或删除数据

• 执行备份和下载信息以保存数据

• 从数据库中检索记录和文件，以便根据需要呈现给其他团队成员

• 在数据输入后整理纸张记录或笔记，以便存储、归档或粉碎

• 根据客户的标准组织数字记录

• 在向企业提供新信息时输入帐户或客户信息

• 维护所有与数据上传相关的公司政策、数据录入技术和流程

• 遵守公司规定的最后期限

• 扫描文档和文件，并将其上传到企业数据库或档案中

• 将音频或视频转录为基于文本的文档

• 协助建立数据管理系统或审查当前的数据管理系统

• 根据编译的数据生成报告

• 除了特殊的键盘、打印机和扫描仪等办公设备外，还会使用文字处理、电子表格、数据库或其他计算机软件系统

• 可能被要求处理其他行政工作取决于公司和文员的具体经验

• 通过编译和组织信息，为数据库条目准备源数据

• 建立数据输入优先级和任务

• 通过处理数据库备份并确保备份是有效的来保护数据

• 清除文件以消除重复数据(例如重复的客户帐户)，并将来自多个来源的数据合并到单个数据库中

• 通过输入新数据测试帐户和客户系统的更改和升级

• 通过承担组织需要的其他相关任务，为团队做出贡献

• 对所有数据进行保密，包括业务信息和客户数据

结论

虽然当您的员工不堪重负时，数据输入可能会半途而弃，但这是一件永远不应该被忽视的事情。您需要为组织的每个部分提供强有力的、准确的和更新的信息。这将帮助您做出更强有力的决策，从而使您的业务获得更大的成功，而不是将重要的业务决策建立在不准确的数据上。

在开始寻找数据输入专家之前，请考虑一下您需要他们处理哪些任务，以及您希望他们担任什么角色。确定你想让他们在办公室还是远程办公，以及你想要的预算是多少。这将帮助您确定最佳方法。