选择发票编号

发票号码是大多数发票上的首要信息之一。这一点非常重要，因为每张发票都由它所携带的唯一编号来标识。你和你的客户(以及IRS，但愿不会)都将使用这个号码来识别发票，并将它们与特定的交易进行交叉引用。重要的是不要有两张发票有相同的数字，否则发票会混淆，给每个人带来问题。但是最好的编号方法是什么呢?有几个要素需要记住。

首先，不要每次都胡乱编一些数字——这是不用说的。(如果没有，你可能需要仔细检查一下你的人生选择。)

连续的数字:

连续编号是确保没有两个发票编号相同的最好方法。例如，一个简单的顺序编号方案可能是这样的:

001001、001002、001003、001004等。

当数字超过四位数时，前导零为数字提供扩展空间。每次生成新发票时，上一个发票的数字加1并分配给新发票。

参考数据:

虽然顺序方法实现起来很简单，但它并不是很有用，因为每个发票最终都是一个任意的数字字符串，与发票本身没有任何联系。

想象一下，如果有人让你追踪#004755号发票。你会怎么找到它?从哪里开始呢?一个简单的、连续的数字字符串不能提供任何参考框架。您无法确定客户是谁，发票是什么时候创建的，或者收集任何其他有用的信息，这些信息可以告诉您从哪里开始查找。

更好的方法是将重要的发票信息编码到发票编号方案中。发票号码不限于数字字符。你也可以使用字母和某些特殊字符，比如破折号。使用它们为每个客户机提供惟一的代码。

• 在发票编号中使用客户名称

  您的客户名为“Acme rent”，并将客户代码ACM01分配给他们。字母是基于客户端的名称的，而数字是存在的，以防您有另一个客户端的名称也是以ACM开头的(应该是ACM02)。查找#ACM01-004755号发票要容易得多，因为您知道您为哪个客户做了工作。

• 在发票编号中使用年份

  其他有用的识别信息可以嵌入到您的发票号码中。你可以加上作品开票的年份。追踪#ACM01-2019-004755号发票变得更加简单，因为您已经将范围缩小到2019年为Acme rent做的一个项目。

  考虑为每个客户每年创建单独的顺序数字字符串。这有助于避免在每个发票编号的末尾出现长串数字。因此，您在2018年为Acme rent生成的第一张发票将是#ACM01-2018-001。下一个将在末尾增加到002。

  当你开始2020年，你的所有客户的序列号将重置。因此，2020年Acme租赁的第一张发票将是#ACM01-2020-001。

如何创建发票

在过去，每一张发票都必须用带缺口的棍子压在潮湿的粘土上，在烈日下烘烤几个小时，然后才能用战车运送。

那可能是很久以前的事了。

在不太古老的年代，每张发票都必须手工生成。客户联系数据、支付条件、项目信息和定价都必须手动填写。当时开发票是一个巨大的累赘。不幸的是，对一些人来说仍然如此。

计算机极大地改善了这种情况，但生成发票的方法仍然有好有坏。

你可能会从在Microsoft Word中创建一个简单的发票开始，但最终你会希望过渡到一个自动完成部分工作的发票系统或软件——既可以节省你的时间，又可以确保没有遗漏任何东西。

发票模板

发票模板可以在Word文档、Excel电子表格、谷歌文档或其他预先设计的图形布局中，为您的重要发票信息提供字段。模板具有一致性的优点。设计与您的品牌颜色和标志包括，他们维护与每张发票一致的视觉质量创建。

网络发票发电机

还有一些在线工具可以免费帮助创建基本的发票。对于一次性的快速发票，您可以使用这个免费在线发票生成器让你们开始吧。它包含所有必要的发票信息的字段，使您很容易获得正确格式的发票。

模板和免费的在线发票生成器可以完成这项工作，但它们仍然涉及大量手工数据输入。如果您是一个不经常开票的小公司，这可能不会困扰您。可以从发票到发票之间保留特定于客户的信息，从而不必每次都输入这些信息。但是，特定于项目的信息必须从合同翻译成特定于发票的语言，并在每次需要创建发票时手动输入。

对于具有多个组件的大型复杂项目，这不仅增加了手工错误的风险，还增加了大量的工作时间，这些时间本可以更好地用于招揽新业务或完成客户工作。

发票软件

专门为解决发票创建的苦差事而构建的工具使这个过程更加高效。如果您是一个较大的组织，或者如果您做了大量需要开发票的工作，那么这些软件需要认真考虑。

仅节省的时间就足以支付软件的费用，而回收的工作时间将有助于创造额外的收入。另外，你可以从你的税单中扣除软件的成本——所以这么说很安全发票软件通常是一项很好的投资一名自由职业者。

下面让我们快速了解一下使用Fiverr Workspace发送发票是多么简单:

你应该什么时候寄发票

您已经创建了您的发票。现在什么时候寄？嗯，这取决于你要寄哪种发票。

• 带押金的发票:
  如果你想要收取押金——这可能是防止客户失踪的聪明举措——那么你应该在工作开始前就开具发票。

• 亲自提供服务的发票:
  如果你的服务是亲自提供的，那么你的客户很可能希望立即收到账单。在这种情况下，您应该在购买时开具发票。

• 较短工期项目的发票:
  如果你是一个倾向于做短期项目的自由职业者，那么在项目完成时开具发票是合适的。给你的客户一点时间，确保他们在账单上满意就行了。

• 大型项目的发票:
  对于持续数月或更长时间的大型项目，您可能需要考虑里程碑发票。这应该提前设定，在项目合同中预先确定并商定计费里程碑。当达到一个里程碑时，您可以发送项目该阶段的发票。

• 不定期工作发票:
  最后，如果你倾向于按小时为客户工作，时间安排无法预测，最好建立一个具体的发票进度表。根据客户的喜好和您的现金流需求，您可以选择每周、每两周或每月结账。无论您选择哪一种，您都应该按照所选择的时间表提交上一期间的费用发票。

您应该根据交付阶段的时间发送后续发票，而不是客户回复的时间。这样的话，如果他们在V2上找你麻烦，第二张发票在技术上仍然是应该支付的，因为你交付了工作。在您的发票条款中，您将在您发送V1或V2后的2周内发送第二份发票，以最适合您的方式。
我在V1之后发送它，因为有时客户会被其他事情所影响，可能不会将他们的修订版发送到V1。这样一来，如果他们从未发送修订版本，您就永远无法到达V2和发票触发事件(如果是基于V2交付的话)。
另外，80%的工作都是在V1的交付中完成的，所以我觉得这是开发票的好时机。帮助项目向前推进。

佐伊H,自由撰稿人

保持友好

无论何时你与客户就发票问题进行沟通，都要保持礼貌和礼貌。“请”和“谢谢”总是一个好主意。的确，你的交易是互惠的，但请记住，你的客户总是可以去其他地方。即使字母是a逾期付款提醒保持轻松和专业。

保持清晰

避免含糊的语言或空洞的要求。把你需要说的话简洁明了地说出来。只要你有礼貌，如果你直接提出要求和期望，你的客户就不会犹豫。确保你能被理解。如果某件事会被误解，说明你说得不够清楚。

保持简单

让你的客户尽可能容易地付钱给你。提供支付地址、PayPal信息和其他快速处理支付所需的信息。