什么是虚拟助理?
这是一本实用指南，指导你了解关于虚拟助理的一切，他们是做什么的，以及如何聘请一个
2020年7月8日
9分钟阅读
自己做生意不容易。堆积如山的耗时、隐藏的任务很快就会让你的商业梦想黯然失色。你最终会从一个任务跳到另一个任务，感到不知所措，并失去对真正重要的事情的关注:发展你的业务。
当你第一次开始时，你可能会把它造成几个月甚至几年来管理你自己的一切。但不是每个人都擅长每个企业任务或喜欢做各种类型的工作。你可以成长为您的业务通过雇用虚拟助手，更快，并将您的宝贵时间集中在您的业务最重要的方框上。
虚拟助理是帮助选择业务任务和服务的远程工作者。他们可能做行政工作，簿记，甚至是营销任务。无论你需要什么帮助，虚拟助理都是一种经济有效的方式，可以缓解你作为一个企业主所面临的压力，并让你专注于发展业务。
知道自己需要帮助并决定雇佣一个虚拟助理是业务增长的第一步。
虚拟助理的定义和概述
1.什么是虚拟助理?
虚拟助理是个体经营者，可以是自由职业者，也可以是独立承包人，他们的技能包括提供行政、营销或业务任务，这些任务占用了你可以用来专注于业务增长的宝贵时间。
有时也被称为虚拟办公室助理，他们可以每月帮助你完成几项任务，或高度参与你的业务的日常活动。虚拟助理可能是特定领域或特定任务类型的专家，如会计或营销，也可能提供更广泛、更一般化的服务。他们与你远程合作，这样你就可以从世界上任何地方雇佣一个虚拟助理，只要他们的日程安排和可用性符合你的需求。你与他们交流所需要的只是一台电脑和互联网连接。
2.虚拟助手做了什么？
虚拟助理可以做许多不同的工作，但它们通常专注于不需要业务专业知识的管理或维护任务。以下是他们可以为你和你的公司做的一些事情:
一些在线个人助理还可以提供高技能的服务，如图形设计或网站开发。虽然这似乎是一个额外的好处，但我们建议在需要时专门在这些专门任务上工作的自由职业者。您的虚拟助手甚至可以帮助您雇用并在时间到来时管理这些自由职业者。
无论你的待办事项清单上有什么任务，以帮助你的业务达到增长的下一个阶段，雇佣一个虚拟助理将解放你的时间和注意力，集中在真正重要的事情上。以下是虚拟助理帮助企业成长的一些方法。
优化你的日历．让你的助手告诉你什么时候去哪里，让你忘记一些事情。让他们把“请勿打扰”的时间也排除掉，这样你就能在工作上取得更大的进展。
回答客户查询．虚拟助理可以在不进行大量培训的情况下为客户提供日常问题的解决方案。快速回复会让顾客更开心，所以他们更有可能信任你的品牌，从而购买你的产品。
研究新产品或新策略．如果您正在尝试作出决定，是否是新软件，新的营销策略或新产品系列，让您的在线助手做基础研究。他们可以向您展示最初的发现，以便更快地做出决定或深入分析，导致增长更快。
3.雇佣虚拟助理有什么好处?
雇佣一个虚拟助理有一个直接的优势，那就是帮助你处理那些你没有时间或者不擅长的任务。就像我们上面提到的，他们帮助你保持你的业务在日常运作，释放你更多的时间来产生更多的收入，保持业务增长。以下是雇佣虚拟助理的其他好处:
它们是远程工作．网络助理不需要在你家里或办公室的旁边工作。他们完全是远程的，可以在世界上任何地方，在任何时间，节省你的金钱和物流考虑。
他们比全职员工更有成本效益．雇佣自由职业者比雇佣一个人成本更低。虽然价格可能取决于你的助理工作的地方，他们的小时工资是相当负担得起的。
如果需要，他们可以在你下班时间工作．也许你想找个能回答问题的人客户服务的邮件在您睡着时，在您的休闲时间或某人完成任务时，所以第二天他们为您准备好了。您可以使用您需要的确切可用性雇佣助手，即使它在非标小时内。
你可以雇佣多名助理，这样总有人有空．在你的花名册上有一个以上的虚拟助理，你总能在你需要的时候得到帮助——甚至比普通员工更需要帮助。
我们看了雇用虚拟助手的所有积极的事情，但评估缺陷也很重要，以便您可以确保您为您的业务做出最佳决定。总的来说，我们认为缺点超过了缺点 - 但知道未来的是至关重要的，所以你与助手的关系可以从一开始就取得成功。
训练:你需要让你的在线助理了解你的业务和他们需要完成的任务。为了减少这种麻烦，只给他们分配需要最少培训的任务，比如数据输入，把更具体的任务留给自己或其他员工。
时区差异:如果你不仔细检查工作地点和是否有帮手，你可能会在你需要的时候找不到他们。一定要想清楚什么时候你需要他们工作，并明确询问他们是否能在这些时间内工作。
语言障碍:如果你要从其他国家聘请虚拟助理，要确保他们能用你做生意时使用的语言进行专业交流。
工作队列：如果忙，它们可以在分配时优先考虑任务，因此如果另一个客户端首先启用，则可能需要等待它们可用。如果物品未按时完成，这可能会导致您的工作延迟。
4.如何雇佣虚拟助理
既然你已经决定雇佣一个虚拟助理，那么第一步就是分析你需要或想要外包什么。
准备好？我们走吧
步骤1。决定外包哪些任务
委派任务的一部分就是要知道哪些任务是最紧急的，哪些是你最需要帮助的。这里有一些方法可以帮助你找到外包的对象:
创建一个待办事项清单。从每天、每周和每月写下你需要做的每件事开始。您可以从文档或电子表格开始。然后，把你的任务分成小组。你可以根据任务的类型来做(例如，行政、营销、客户服务)，或者简单地根据你是否可以并且想要自己做，或者更喜欢外包。如果您愿意，可以将这些任务添加到项目管理工具中，例如ClickUp或体式并将它们分配给您的助手。如果您没有项目管理工具，请考虑询问您的虚拟助手将其设置为您的第一个任务之一。
使用时间追踪器。如果你不确定哪些任务适合外包，可以尝试使用时间追踪器。这些应用程序会跟踪你在特定网站、程序或软件上花了多少时间，或者在你启动和停止计时器时跟踪并跟踪特定的任务。花一天或一周的时间为你的主任务清单上的每一项(或大部分)任务记录时间。跟踪可以帮助你弄清楚你在哪里花费了最多的时间和精力。通常，但不总是，非常耗时的任务是分配给虚拟助理的好人选。如果你正在努力想要外包的任务，回头看看“外包”中可能的任务列表。虚拟助理是做什么的?“上面的部分引发想法。
步骤2。决定雇佣谁
现在是时候选择合适的人为您的需求了。这是您需要做的：
定义虚拟助理必须具备的品质。第一步是写下你需要你的虚拟助理具备的必备素质。确定这些特征将帮助你缩小选择范围。他们应该以后勤、专业和技术素质为基础。下面你会发现一些最重要的技能需要考虑。后勤方面的注意事项包括:
他们可以说的语言
一个与你的时间表相适应的时区
一个符合你预算的价格范围
在专业水平上，您将需要确保它们是：
可靠的
足智多谋
灵活的
积极主动的
有组织的
合作
交际
此外，您还希望通过您可能拥有的任何独特需求或考虑因素来思考，例如您的行业或特定软件或工具的知识或您的业务使用的经验。候选人还应该能够提供与他们能力交谈的优秀参考资料或评论。
步骤3。评估他们的技能和能力
正如您与您的潜在在线助理交谈，您将想问他们一些问题来评估他们的技能和能力，并确定他们是否对您的人格和沟通风格有很好的匹配。以下是您可以询问候选人的一些示例问题：
你的主要技能是什么？知道他们喜欢多少类型的工作是很好的。你可以扩展这一点，问他们知道多少程序如何使用，哪些是他们的专家。
作为一名虚拟助理，你认为自己的优点和缺点是什么?这是一个很好的问题，了解他们是否会符合您的个性和通信风格。在答案中倾听诚实和坦率的水平。
你的工作时间是多少？你需要知道他们什么时候工作，是否与你自己的工作时间相匹配。有些人想在时间上和他们一起工作。另一些人则喜欢在一天结束时把任务交给他们，让他们在你睡觉时完成。
您有没有客户的指示复杂或难以理解的客户？你是怎么处理的呢？倾听他们的回答，并决定你是否认为他们做了正确的事情。不要评判任何一种方式，只是倾听。如果你不同意他们的决定，那么他们可能不是你的候选人。
你知道如何使用我的生产力工具吗？如果您使用的是生产力或协作工具，您需要知道它们是否知道如何使用它。如果他们不知道，确定你是否愿意花时间教他们。大多数虚拟助理都会很乐意学习如何更好地帮助你。
步骤4。提出一些小的任务示例
一旦你选择了你最喜欢的仪式候选人，你可以让他们做一些小的测试任务。确保测试任务符合您想要它们做的事情。例如:
如果你需要日程安排，让他们创建一个活动并邀请你参加。
如果需要数据输入，请他们输入30行。
如果你需要一个电子邮件组织，让他们组织一页你的收件箱。
给他们一些小的任务样本，可以让你了解他们是否真的知道自己在做什么。即使任务对他们来说是新的，他们也应该能够调查并弄清楚。
找一个虚拟助理
5.如何与虚拟助理一起工作
与你的助手建立起一种有影响力的工作关系，这一点至关重要。他们将需要所有的指示和必要的资源来完成任何分配的任务，并访问任何相关的文件或工具。提前做好准备可以让整个过程更顺利，这样你的新虚拟助理就可以马上介入。当你准备和你的助理继续工作时，一定要做以下事情:
给予明确的指示:给出简单易懂的说明是第一时间把工作做好的关键。你对一个任务或过程的理解越具体，你的指示就应该越具体。一般来说，你应该给你的助手分配需要最少或基本指导的任务。如果你对完成任务的新方法持开放态度，可以让你的在线助理按照他们认为合适的方式来做。他们可能有一个不同的过程，比你一直在做的更有效率或更足智多谋——这只是他们如何帮助你的企业成长的另一个例子。
设定目标和期限:不管你的指令有多详细，你都应该为你的虚拟助理提供两件事:你分配给他们的任务的总体目标和完成任务的截止日期。总体目标帮助他们保持在正轨上，即使他们正在使用自己的过程。最后期限确保事情能及时完成。在设定最后期限时，尽量为自己留出一两天的缓冲时间，以防你的助手遇到任何延误。
设定目标和截止日期很重要，因为它为您的在线助手提供了提前提出问题并提前澄清期望的机会，因此每次都会正确地完成工作。
在您的协作工具中设置它们：如果你使用像Asana, Trello或ClickUp这样的工具，让你的虚拟助理访问。您可以设置它们的权限，以查看需要它们执行的任务。你可以专门为他们制作一个白板或项目，这样他们就只看到与自己相关的内容。使用该工具的所有功能来组织任务，添加截止日期，甚至跟踪时间，这样你就可以适当地支付你的助手。
询问定期更新：如果一项任务正在进行中，或者需要很长时间才能完成，确保你的虚拟助理定期提供更新，这样你就可以监控进度并在过程中提供反馈。为了减轻你的精神负担，在项目开始的时候就设定一个预期，他们会每天或每周提供更新，或者当问题出现的时候。
清楚您的反馈和期望：当你对助理的工作给出反馈的时候，要诚实和直接。给予建设性的批评，而不是主观的批评。你必须始终清楚你对他们的期望是什么。提供可操作的步骤，让你的助手知道哪里出了问题，以及将来如何采取不同的措施。当给予建设性的批评时，注意他们的反应。他们和蔼可亲，乐于助人吗?或者他们用恼怒的评论来回答?那些优雅地接受反馈的人是你想要长期合作的人。
把更多的工作交给你觉得舒服的人:当你找到一个能轻松理解你、工作迅速的虚拟助手时，你就应该紧紧抓住他。你一有工作就给他们送去。或者，把他们租出去，每周固定几个小时，这样你就可以有一个专门的助理，定期处理某些任务。这将使您的业务运行更顺利，增长更快，所有与愉快的工作关系。
结论
如果你一直被业务任务压得喘不过气来，无法完成那些能促进业务增长的项目，那么也许是时候雇佣一个虚拟助理了。这些在线工作者可以承担日常工作或待办事项，你没有带宽或技能来完成。他们为你腾出了更多的时间，让你做一些事情，让你的业务发展得更快。
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