什么是项目管理?
一个完整的指南来理解你需要知道的关于项目管理的一切
2020年12月14日
8分钟读数
不管你在哪个行业工作;项目，以及有效管理它们的需要，是你成功的必要条件。这就是为什么项目管理是一项重要的生活技能，但这并不是我们所有人与生俱来的。
如果你曾经想要探索成功的项目管理需要什么，项目经理做什么，或者在这个领域出类拔萃所需的技能，那么你很幸运。我们整理了一份深入的指南，教你所有关于项目管理的知识。
准备好将您的项目管理技能提升到新的成功高度了吗?继续读下去，找出所有需要知道的东西。
项目管理的定义和概述
1.什么是项目?
项目指的是任何有开始、有结束、有最终结果的事情。
项目需要一组人暂时聚集在一起，专注于特定的项目目标，无论是创造一个独特的产品、服务还是结果。与企业的日常运作不同，项目是独一无二的，旨在实现特定的目标。事实上，跨多个组织或地理位置的人一起为一个项目工作并不罕见，即使他们以前没有见过面。
2.什么是项目管理?
让我们来看看什么是项目管理，并将术语“项目管理”分成两个独立的部分。
“项目”指的是任何有开始和结束，并产生最终结果的事情;“管理”指的是启动、计划、执行和管理。
项目管理的核心组成部分
确定需要一个项目的原因
获取项目需求，指示可交付成果的质量，并评估资源和时间表
准备案例，使项目投资合理化
获得组织的协议和资金
制定并实施项目管理计划
领导和监督项目团队成员
管理和减轻项目中的任何风险、问题或变更
根据计划监控项目的进度
管理项目预算
作为项目干系人的主要联系人
如有需要，以适当的方式结束项目
3.项目管理阶段
每个项目都有开始、中间和结束。这就是所谓的项目生活方式。
项目生活方式可以分解为五个不同的部分，允许项目经理在一系列较小的阶段中计划和管理整个项目:
起始阶段第一个阶段的目的是定义项目，包括它的目的、目标、需求和风险。目标是证明项目是可行的，同时也概述了关键的利益相关者和将使用的项目管理工具。
计划阶段也许是最关键的阶段，计划阶段要求项目经理概述项目的细节和目标，以便它满足为它设定的需求。建立了kpi(关键绩效指标)，确定了潜在风险，并向团队成员简要介绍了他们的角色和职责。
执行阶段这通常是最长的项目阶段，因为这是项目任务开始的地方。时间、金钱和人员都投入到项目中，行动开始了。
控制和监视阶段在此阶段，它与执行阶段同时发生，项目经理必须确保需求得到满足，议程得到遵循，并且总体上每件事都朝着预期的最终结果发展。
项目关闭虽然这个阶段代表了项目的结束，但项目经理的任务还没有结束。松散的结局被捆绑起来，材料被组织起来，项目的最终结果被反映出来，以确定哪些进展顺利，哪些领域可能需要在未来的项目中改进。
4.项目管理方法
项目经理使用所谓的项目管理方法来帮助项目更顺利地运行。在一个项目中有许多方法可以使用，所以我们在下面总结了16种最常见的方法。
1.适应性项目框架(APF)
简单地说，APF遵循“边做边学”的原则。通过学习前一阶段的结果，然后在此基础上进行改进，从而逐步改进项目。这种持续的审查和调整方法帮助项目经理交付最高可能的最终结果。
2.敏捷
敏捷方法也在这种灵活的、变化驱动的思维方式上蓬勃发展，但不同之处在于它侧重于协作。干系人按阶段审查项目，团队通过做出必要的调整做出回应。
3.利益实现
在效益实现方法中，项目在达到预期结果之前不被认为是完成的——不管指定的时间框架和预算如何。它首先涉及识别、执行和衡量效益。
4.关键链项目管理
CCPM强调执行项目所需的资源，包括人员、设备、数据、物理空间等等。确定了任务的“关键链”，并围绕所需资源的可用性和来源制定了项目时间表。这可能会使项目的估计时间更长，但它确实减少了错过重要截止日期的可能性。
5.关键路径法(CPM)
这种方法专注于在最短的时间框架内交付项目，通过关注项目最基本的任务和调整不断变化的截止日期。它看什么是发生了什么，并将其与什么进行比较应该每天都在发生。
6.事件链方法(ECM)
ECM关注外部事件与项目任务之间的关系，以及潜在风险及其影响的计划。这会创建一个更现实的项目计划，因为团队知道什么地方可能出错，如果出错，他们必须如何补救。
7.极限编程(XP)
这种方法注重简单性和“少即是多”的原则。高质量的软件被迅速开发出来，为涉众提供最高的价值。开发周期短，发布频繁，并且与涉众进行持续的协作性沟通。
8.看板
这种方法将项目任务可视化地呈现在所谓的看板上。这允许团队成员在任何时候查看每个工作的状态，从而平衡需求和可用容量，并在此过程中发现任何流程问题。
9.精益
当你想要削减预算，在短期限内完成任务，并在一个小团队中取得最大的成果时，精益是一个很好的方法。它对初创公司特别有帮助，专注于提高客户感知价值，消除任何被认为是浪费的东西。
10.精益六西格玛
结合精益和六西格玛方法，这个过程利用两种最好的解决问题的方法来帮助组织实现他们的目标并满足他们的客户，尽可能快和有效。
11.原则二(受控环境下的项目)
该方法用于确保项目的每个方面在业务开发和增值方面都是合理的。项目经理必须明确需求，确定目标客户，表明实际的利益，并确定准确的预算评估。
12.Prism(整合可持续方法的项目)
Prince2方法侧重于业务合理性，而Prism方法则是将项目规划与环境可持续性相结合。因此，项目经理的目标是减少能源、废物管理、分配成本和组织的环境足迹。
13.基于过程的项目管理
这种方法重视公司的使命宣言，并确保每个项目都进一步实现这一使命。为了确定这一点，在项目开始之前首先对其进行分析。如果它不符合公司的使命宣言和期望，那么它就会进行调整。
14.Scrum
Scrum依赖于增量开发，由2-4周的“冲刺”组成，其目标是首先实现项目最重要的特性。它强调生产力、协作和短暂的集中精力以达到最高效率。此外，它允许在sprint之间根据涉众和客户反馈对项目进行调整。
15.六西格玛
六西格玛方法减少缺陷或“错误”，以提高产品质量或改进组织的流程。目标是简化质量控制并达到“六西格玛”等级，这意味着产品或过程是99.99966%无缺陷的。
16.瀑布
瀑布方法是一种线性项目管理方法，其中项目任务被分解为一系列较小的阶段。每个阶段都依赖于前一个阶段的可交付成果，并与特定的任务领域相关。
5.项目管理的好处
正如您所看到的，项目管理是一个强大的业务工具，它涵盖了业务的许多方面，因此有能力为各种规模的组织提供一些优势。下面让我们深入研究这些好处。
项目管理:
为您提供可重复的程序，指导方针和方法，以帮助您管理项目中涉及的工作和个人
能否通过帮助您可靠、有效、准时并在预算范围内交付项目来增加成功的机会
帮助您更快速有效地解决问题
允许您确定您的项目如何适合您的业务策略
确保贵公司自身资源的有效利用
通过将大任务分解成更小、更易于管理的可交付成果，让你按计划完成任务
鼓励与业务相关人员之间有效和一致的沟通
满足公司利益相关者的各种需求和愿望
旨在管理和减轻风险和触发因素
帮助你在竞争中获得优势，增加你的底线
6.项目管理团队的角色和职责
项目管理需要多个不同的角色，每个角色都包含一个专门的技能集，以确保完成手头的任务。下面让我们深入研究每一个项目角色。
项目经理
正如你现在可能已经知道的，项目经理是负责整个项目的人。他们在一个团队中工作，监督与项目相关的所有事情，包括进度、团队成员、潜在风险、预算、时间框架等等。项目经理还要与项目发起人、供应商、承包商和任何其他利益相关者保持联系，以确保过程顺利进行。
项目发起人
项目发起人是对项目及其成果进行深度投资的个人。因为他们通常是资助项目的人，所以他们在重大项目决策上也有最终决定权。它是项目管理中最高的职位之一，是项目经理必须向之汇报的人。
项目协调员
项目协调员可以被看作是项目经理和项目团队之间的“中间人”。他们的工作是协助项目的运行，并尽可能地帮助项目经理发挥他们的作用。他们还与组织内的各个部门进行沟通，以确保每个人都在同一页上。
项目管理主任(PMO)
在大型组织中，他们可能有一个项目管理官员，他的工作是制定标准和政策来规范他们的项目管理，并确保这些标准和政策得到遵守。他们支持项目经理的角色，也收集和分析项目的结果。
项目团队成员
项目团队成员是承担项目经理分配给他们的项目任务的人。他们的技能通常是多种多样的，除了有一个团队领导，他们通常都是平等的。他们必须经常向项目经理报告任务的状态，以便对项目的整体进度进行监控。
7.项目经理的职责
项目经理是负责整个项目的人。他们在一个团队中工作，监督与项目相关的所有事情，包括进度、团队成员、潜在风险、预算、时间框架等等。项目经理还要与项目发起人、供应商、承包商和任何其他利益相关者保持联系，以确保过程顺利进行。
一般来说，项目经理必须:
确定项目计划、进度表和预算，并将这些元素传达给团队
分配任务和截止日期
在团队成员和涉众之间安排频繁的沟通，以检查项目的状态
解决任何出现的障碍
向主管或项目发起人提供状态报告
管理项目范围
定义和评估所有项目可交付成果
评估和跟踪项目的成功
召集并监督项目团队及其绩效
确保项目按时并在预算范围内完成，从而产生成功的项目成果
8.基本的项目管理技能
项目经理需要具备以下技能:
协作
优秀的沟通者
问题解决者
注重细节
组织能力强
能够同时处理多项任务，分清轻重缓急
由目标和结果驱动
能干的人
优秀的跨部门团队管理能力
组织和协助会议和评审的能力
简化复杂的工作流程
精通技术
数据驱动的
9.如何一步步创建项目管理计划
项目管理计划概述了项目需要完成的工作，以及团队成员将如何开展工作。
为了不去猜测如何创建一个非常成功的计划，我们在下面详细介绍了创建自己的一步一步的方法。
步骤1:确定并会见涉众
确定谁是干系人，并组织与他们会面，讨论他们希望通过项目实现的目标。涉众是任何与项目有关的人，包括项目发起人、组织的管理团队等。把他们的需求和愿望作为你的项目要实现的目标。
与关键干系人的会议还允许您为项目的范围、预算和时间表建立标准。有了这些信息，你就可以整理一份范围声明，作为最终确定和记录这些重要细节的一种方式，这样每个人都能保持一致。
创建作用域语句很简单。以易于阅读的表格形式，简单地概述以下内容:
利益相关者
目标
需求和可交付成果
限制和期望
步骤2:概述项目目标
还记得我们在前面的步骤中讨论的涉众需求吗?现在是你列出这些目标并按紧急程度或重要性进行排序的时候了。这是项目管理计划阶段中至关重要的一步，因为这些目标将影响项目生命周期中的每个决策。例如，它们向项目团队表明:
他们应该集中精力
他们应该把资源奉献给什么
他们的活动如何服务于更广泛组织的目标
在列出项目目标时，重要的是它们都是可测量的，并与可使用的kpi(关键绩效指标)相关联分析项目的整体成功。一个好的建议是确保你的项目目标是明智的:
具体的
可衡量的
可以实现的
有关
有时限的
步骤3:确定可交付成果
可交付成果只是项目范围内所需的输出元素。换句话说，就是实现项目目标所需的不同步骤。
首先列出一个清单，然后将它们进一步组织成一个工作分解结构(WBS)。WBS采用较大的可交付成果，并将它们分解为较小的可交付成果，以循序渐进的层次结构列出它们。
确定每个任务所需的资源(如果已知)，并估计完成每个任务所需的时间。不要过于担心设定具体的截止日期，因为这将在下一步中完成。
第四步:确定你的项目时间表
将可交付成果列表分解为更小、更小的任务后，您现在可以确定所有重要的项目时间表。这个进度表应该定义哪些任务依赖于其他任务，并制定一个必须遵循的关键路径，直到项目结束。
可以把它想象成一个时间表，列出每个任务的开始和结束日期，在团队成员之间平均分配工作，并帮助每个人对自己的职责和截止日期负责。这是任何项目中极其重要的一部分，并且会在整个项目中经常被提及。
第五步:进行风险评估并制定风险管理策略
风险是任何可能影响您的项目的不可预见的事件——无论是好是坏。常见风险的一些例子包括旺季、公共假日、项目团队成员请病假或技术故障。
重要的是要注意，所有的项目都有风险，但是一旦您确定了这些风险是什么，通过开发适当的策略来减轻风险就会容易得多。问问你自己:
可能会发生什么事情打乱你的计划?
什么时候会发生?
它发生的可能性有多大?
预期的影响是什么?
哪些事件可能预先警告或导致风险事件?
下一步是创建风险管理策略，涉及以下内容:
确定你的“风险承受能力”在涉众要求放弃项目之前，项目能承受多大的风险?你是否有权相应地处理风险，或者必须先咨询某些利益相关者?
决定要管理哪些风险一些潜在的风险将是对你的时间和预算的低效利用，所以确定哪些需要采取行动，哪些可以简单地允许在雷达下飞行。
识别项目风险触发因素回顾一下你头脑风暴的潜在风险列表，然后决定如何在你和你的项目团队中监控它们。包括当触发发生时应该采取的步骤。
制定行动计划:您和您的团队如何减少风险发生的几率或减少其对项目的负面影响?谁对什么负责?确保你和你的团队都在执行行动计划。
步骤6:向涉众展示项目计划并确定角色
当你的项目管理计划以与项目利益相关者的会议开始时，它也应该以一个会议结束。这是因为你需要解释你的项目计划是如何满足利益相关者的需求的，并对可能出现的任何潜在风险或冲突提出你的解决方案。
您还需要利用这次会议来确定涉众之间的角色。他们希望看到什么样的报告，谁将批准某些决定，他们希望你如何与他们沟通，以及多久一次?您可能想要考虑使用协作工具，每个人都可以访问它来查看项目的状态。
项目管理计划的最后一步扮演的另一个重要角色是，它充当了与项目中既得利益者进行公开讨论的角色，允许您在项目正式启动之前根据需要调整计划。
结论
对我们所有人来说，项目管理并不是一件自然而然的事情，但无论你在哪个行业工作，它都是一项至关重要的生活技能。从一个组织的角度来看，项目经理在他们的公司中扮演着至关重要的角色，负责监督对他们的成功必不可少的令人兴奋的项目。大公司通常有专门的项目经理，然而，较小的企业可以通过经验丰富的独立承包商来满足项目管理需求。
