远程工作意味着什么?
一个实用指南，了解你需要知道的关于远程工作的一切，以及将你的团队过渡到远程工作的关键步骤
2020年7月22日
9分钟阅读
远程工作曾被视为未来的一种方式，但现在看来，这种方式已不复存在。COVID-19大流行是企业无法预测或计划到的，这让许多企业主不得不寻找一个快速的备份计划让他们的公司保持高效运转。
在企业关闭和社会隔离措施到位的情况下，必要的步骤是将您的业务转换到虚拟环境．但这将如何影响你公司的日常运作，更不用说你的员工了?
解决方案?幸运的是，远程工作并不像你想象的那么困难或可怕。
我们创建了这个非常实用的指南，为您提供所需的所有知识，使远程工作成为您业务的可行解决方案。您将了解远程工作意味着什么，我们还将为您提供有关远程业务应该使用的工具和软件的宝贵建议，您可以为远程工作的员工制定的基本规则，以及您和您的员工在家工作时如何保持高效。
什么是远程工作?
1.远程工作意味着什么?
远程工作意味着你不用在办公室或固定的工作场所工作在一个独立的地点完成你的工作比如你的家，当地的咖啡店或图书馆，这意味着有不需要通勤上班．(这就是为什么它也被称为远程办公。)
远程工作仍然意味着全职工作，在大多数情况下，需要与他人合作来完成工作。
虽然远程工作并不是什么新鲜事，但研究表明仅在过去十年里，每周远程工作的人数就增长了400%．令人难以置信的是，78%的受访员工表示他们有时会远程工作，而超过一半(58%)的员工表示他们每月至少远程工作一次。
一个常见的误解是，远程工作只适合那些从事市场营销、平面设计、文案或其他更具创造性的职业。事实上，以下是2019年报告中提供最佳远程工作的其他一些行业:
信息技术
医疗保健
金融
教育
人力资源
当然，有些工作是不能远程完成的，比如工厂工人、外科医生、消防员等等。但正如你从上面的列表中看到的，许多类型的企业都可以转向远程工作，特别是当他们可以利用技术来执行大部分(如果不是全部)与工作相关的任务时。
2.人们如何远程工作?
由于没有共同的工作场所，你可能想知道那些远程工作的人如何与同事、经理或客户沟通。
远程员工通过电子邮件、视频会议或团队管理软件等在线方式与同事交流，而不是面对面的会议。
这些远程工作工具取代了办公室功能，使这些工作场所可以像每个员工都在一个地方一样无缝运行。
以下是一些流行的远程工作工具的例子，它们可以取代办公室功能，其中许多你可能已经在工作场所使用过了:
谷歌套件：用于word文档、电子表格等的基于云的工具
松弛：用于通信和协作的即时消息传递工具
变焦：视频和音频会议软件，可以连接世界各地的用户
体式：项目管理工具按项目分组任务并分配给团队成员
Dropbox：基于云的文件存储用于共享和访问信息
Evernote：个人笔记和组织工具
对于远程工作者来说，这些工具非常适合项目管理、团队沟通协作、远程文件共享等。它们取代了面对面交谈的需要，而是将办公室的日常事务转移到一个轻松远程访问的在线领域。
3.远程工作对雇主和员工的好处
任何目前远程工作的人都会告诉你，当谈到这种方法的利弊时，好处往往超过坏处。
如果你和你的公司正在转向远程办公或考虑这样做，以下是你可以期待的好处:
员工效率更高因为他们没有办公环境的干扰，比如听到其他同事的谈话，或者背景中不停运转的复印机等机器的噪音
降低房地产成本，降低公司管理费用因为员工可以在自己家里工作，不需要集中的位置、共享的设备和办公家具
更环保这要归功于人们不再需要每天上下班，从而减少了燃料的使用
提高员工的生活质量因为远程工作可以提高工作与生活的灵活性，从而提高员工的幸福感
减少招聘和培训费用由于员工流动率较低，以及能够通过在线方式远程培训员工
能够接触到更广泛的申请人你是否需要雇佣额外的员工，因为你的员工不再需要住在一个特定的城市为你工作，现在一切都是在线完成的
消除疾病在员工之间传播的风险，如感冒或流感这种情况在共享办公环境中很常见
对远程工作者的研究还强调了远程工作的其他一些令人惊讶的好处，包括:
远程雇员每个月多工作1.4天这相当于每年多工作近17天
如果你不考虑午餐或其他休息时间，远程工作者的无效率时间会更短(只有27分钟)，而办公室工作者的平均时间为37分钟
近四分之一(22%)的办公室员工认为他们的老板分散了他们的工作注意力，相比之下，只有15%的远程员工有同样的感觉
4.远程工作的缺点和挑战
尽管远程工作有很多好处，但它仍然存在挑战，特别是随着企业及其员工转向虚拟工作。
我们概述了远程办公时可能出现的三个主要问题，以及您和您的员工如何成功克服这些问题。
员工需要帮助来保持积极性:有些员工在没有主管监督的情况下也能茁壮成长，而另一些员工则发现独自在家工作时很难保持自我激励。通过不时的激励来提升员工的精神，让他们保持高效。这可能包括在他们的生日、重要的节日，甚至是他们在公司工作的周年纪念日，为他们送去特殊的礼物来庆祝一个特殊的日子，给他们一个惊喜。
团队沟通问题可能会出现:当在线交流发生时，可以公平地假设它不会总是一帆风顺——或者至少在员工过渡到远程工作的一开始不是这样。在你的团队中，并不是每个人都知道如何使用虚拟工具来处理沟通、任务或项目，所以在你进行转换之前，确保每个人都接受了适当的培训。你还应该花一些额外的时间，定期给你的员工写一封“如何”的电子邮件，其中包括他们需要使用的各种软件或工具。
员工可能会感到孤独或孤立:即使是最独立的远程工作者也可能时不时地遭受孤独的痛苦。作为他们的雇主，你应该尽你所能帮助缓解或防止这些情绪，包括通过视频电话安排例行会议，每周发送公司简报，让员工了解最新的成就、当前和未来的项目等等。你甚至可以建立一个Slack频道，讲一些与工作无关的玩笑，帮助提高士气。
5.如何让你的团队转向远程工作
随着COVID-19大流行的到来，企业发现自己准备向远程工作过渡的时间比预期的要少。
但是不要担心，按照下面的步骤快速成功地过渡到远程工作。
步骤1。了解您的企业是否准备好向远程工作过渡
这里有5个重要的问题，你可以问问自己来决定如果或当你将为远程办公做好准备。
你还可以找到各种有用的软件程序，供公司用于远程工作。这些推荐的程序有助于在远程业务中操作和工作的各个方面，包括团队管理、沟通、项目管理等等。
那么，你的公司准备好远程工作了吗?回答这五个关键问题会帮你找到答案。
你的员工准备好远程工作了吗?首先，你要确定你的员工是否准备好在不同的层面上转向远程办公。
让我们从他们的心态开始，例如:
他们是否有心理准备突然在一个没有同事包围的独立地点工作?
他们能在没有老板监视的情况下很好地独立工作，并保持所需的积极性和生产力吗?
他们能轻易区分什么时候应该工作，什么时候不应该工作吗?还是一旦家庭环境也变成工作环境，他们会发现很难“关掉”?
许多员工应该不难接受远程工作的这些方面，特别是随着时间的推移，但另一个你需要关注的领域包括他们的在线访问。
在这个时代，人们很容易认为每个员工都有一个可靠而快速的互联网连接，但对于一些家庭来说，情况可能并非如此。
例如，拥有可以处理视频会议等任务的互联网连接对远程办公非常重要，因此这当然是首要标准。
是否所有员工都可以使用必要的硬件来保持连接?我们在上一节中提到了互联网连接，那么员工在家工作时需要的其他必要硬件呢?
同样，不要以为每个人家里都有电脑或笔记本电脑。此外，一些员工可能不想在工作中使用个人设备。
在向远程办公过渡之前，确定是否需要为员工提供必要的硬件或设备，或者是否鼓励他们使用自己的硬件或设备。
当然，最好的做法是为远程工作者提供他们需要的设备，如果你从一个已经有所需设备并由员工使用的办公室环境过渡，这将会容易得多。
请记住，虽然员工使用自己的设备可以帮助你节省购买和更换技术的成本，但它也有一些缺点。这些包括:
围绕不同设备型号和操作系统的IT支持服务问题
减少对公司数据或其他私人信息的控制
提示:员工的电脑也需要预先安装公司选择使用的办公软件应用程序，例如电子邮件、防病毒保护和其他常用的应用程序。
在转向远程工作之前，你需要决定哪种选择不仅对你和你的业务运营最实用，而且对你的员工也最实用。
如果你依赖于基于云的服务，你是否有足够的许可证让员工访问这些服务?基于云的服务(Office 365、Quickbooks、Salesforce、DropBox等)允许您和您的员工在服务器上远程发送和存储数据，然后所有人都可以访问。这使得在任务、项目和其他与工作相关的文档上的协作更容易，而不必来回发送电子邮件。
许多基于云的服务需要付费订阅和许可，然后允许特定数量的人访问它们。这些订阅通常是分层的，因此您需要授予访问权限的员工越多，每月的费用就越高。
然而，这是一项无法避免的业务成本，因为让每个员工都能访问他们执行所需工作所需的文件是很重要的，尤其是在远程工作时。
请记住，如果你将业务转移到一个完全虚拟的环境中，你将节省其他昂贵的间接成本，比如租金，所以从长远来看，这仍然是更便宜的。
相反，如果您拥有带有业务应用程序和数据的本地服务器，您的员工是否能够通过RDS或VPN安全地访问这些服务器?VPN代表虚拟专用网这项技术可以让员工的笔记本电脑(个人电脑或Mac电脑)通过互联网安全地从他们的远程位置(比如他们自己的家)连接到公司网络。对于员工来说，这是一种通过安全连接远程访问共享文件夹和打印机等网络资源的流行方式。
另一方面，RDS，或者远程桌面业务它的工作原理是允许员工通过互联网从几乎所有设备登录到中央服务器。然后，他们将与所有其他员工拥有相同的虚拟桌面，这有助于简化他们的工作并创建统一的体验。
无论您选择为您的业务使用哪种内部部署服务器(如果您使用的话)，与每位员工确认他们在工作中访问它没有问题是很重要的。
你有合适的远程工作软件和管理工具吗?虽然许多人认为远程工作可以提高工作效率，但只有在员工使用正确的软件和在线工具来简化流程的情况下，这才是正确的。
为了帮助你，我们列出了一些公司可以用于远程工作的推荐软件，包括6个重要类别:
用于内部沟通
松弛提供了一些关键功能，如有组织的对话、可搜索的历史记录、连接您正在使用的服务或工具的能力，以及进行语音或视频通话的选项
Fleep专为内部交流而设计，将团队聊天与电子邮件、轻量级任务管理和视频通话相结合
来自Facebook的工作场所允许你为你的员工建立一个私人版本的Facebook，包括群组、即时消息和自定义信息流等功能
用于任务管理和笔记共享
视频通话
谷歌满足允许您在旅途中举行会议、虚拟培训课程、远程面试等等。任何拥有谷歌帐户的人都可以创建一个最多100人的在线会议，每次会议最多一小时
变焦是一种基于云的服务，专为视频和音频聊天、会议、网络研讨会等而设计。该免费计划最多可容纳100人，小组会议时间限制为40分钟
Join.me是为屏幕共享和在线会议设计的应用程序，允许您虚拟连接和协作吗
项目管理
体式是否是一个基于团队的项目管理工具，帮助团队在一个地方轻松地组织、跟踪和管理他们的工作流程
Monday.com软件使团队能够构建自定义工作流，一目了然地查看他们的项目或任务，相互交流等等
Trello是一个协作工具，让员工在董事会上组织他们的项目。它可以被比作一个数字白板
云存储
谷歌驱动任何谷歌帐户都可以访问，允许用户在服务器上存储文件，跨设备同步文件，轻松共享文件。它对于文件协作特别有用
OneDrive是一个基于互联网的存储平台，由微软免费提供给任何拥有微软账户的人。它对于文件共享和同步非常有用
Dropbox是类似的服务，Dropbox提供云存储、文件同步、个人云和客户端软件功能
团队管理
时间的医生提供有用的功能，包括时间跟踪和员工监控，在线时间表和工资单，生产力衡量，分心警报，和更多。
iDoneThis它的独特之处在于，它允许用户将已完成和待完成的任务分为“目标”和“已完成”。它会提示每个人在每天结束时回复一封电子邮件，说明他们所完成的工作，然后与团队分享反馈
进一步的建议是，确保每个人都知道首选的工具，以避免员工使用不同的应用程序造成的混乱。当员工使用几种不同的工具工作时，跟踪他们的工作、通过发送文件进行协作以及相互沟通都变得更加困难。
此外，如果您的企业拥有IT服务或技术支持，那么为每个员工都在使用的特定软件提供帮助将使他们的工作变得容易得多。
步骤2。起草远程工作政策
下一步是制定一项由所有员工共享并同意的远程策略。
远程工作政策是一份协议，概述了一套条款和条件，允许员工在家工作，而不会对公司的目标或运营方式造成任何干扰。
这些政策应包括以下内容:
谁可以远程工作
他们应该如何进行远程办公
对他们的期望是什么
他们的工作将如何衡量
他们得到了多少支持啊
他们作为远程工作员工的合法权利
为了帮助你制定远程工作政策，你可以问自己一些有益的问题:
如果员工远程工作，你们的薪酬会发生变化吗?例如，你会为他们支付部分网络或电费吗?
你如何确保远程工作者不会加班太多?
你会用什么kpi(关键绩效指标)来衡量员工的表现?
保险和责任怎么办?既然你的员工都远程办公了，这些会发生什么变化呢?
谢天谢地，你甚至可以雇佣一名自由职业法律顾问帮你做得更完美。
雇佣一位法律顾问
步骤3。制定所有员工必须遵守的指导方针
虽然远程工作政策更像是你和员工之间的合同，概述了所需的条款和条件，但指导方针不那么“正式”。
相反，这些指导方针将有助于提醒你的员工在每个工作日采取相应的行动，并尽可能多地完成工作。
这11条规则将在远程工作的早期过渡时期特别有用，因为员工会逐渐习惯新的远程工作方式，并学会如何克服出现的障碍。
考虑到这一点，所有员工都应该遵守以下几点:
有一个专门的工作空间:无论是客厅角落里的一张桌子，还是腾出一整个房间作为家庭办公室，对员工来说，有一个专门的工作空间是很重要的，这样他们就可以把工作和家里的其他地方分开。此外，一旦他们进入这个专用空间，它就会帮助他们进入工作心态，同时鼓励他们在家里的其他地方“关闭”。
规定“办公”时间:这不仅可以让你的员工为他们的工作日创造一个特定的时间窗口，这意味着他们不太可能拖延或推迟任务，而且还有助于团队沟通，因为你和你的同事将了解员工什么时候“在上班”，什么时候可以联系到。
为工作做好准备:虽然穿着睡衣工作一整天很诱人，但这会降低工作效率和专业水平。相反，应该鼓励员工每天早上穿平常的办公室服装做好准备。对自己的外表感到自豪，尤其是如果他们一整天都在进行视频会议，这也能提升他们的情绪和信心。
把工作生活和家庭生活分开:当员工在家远程办公时，他们的工作和家庭相关任务之间的区别很容易模糊。员工应该在工作时间实行“请勿打扰”政策，尽量减少孩子和家庭成员的干扰。此外，他们不应该让自己在工作日做家务，而是把它留到下班后或周末。
与你的经理沟通:当涉及到员工的进步以及他们负责的重要任务时，没有雇主愿意置身于圈外。通过定期检查，确保你的员工与你或他们的经理/主管保持定期联系，即使只是通过Slack快速交换信息或每周二下午通过Zoom召开常务会议。
划分你的一天:远程工作的员工也应该被建议划分他们的工作时间，这样他们就不会一直被绑在办公桌前，失去动力和精力。在“街区”工作也是一个好主意，把这些工作与健康的习惯或承诺相适应，比如健身房，散步，或者从学校接孩子。
建立适当的环境:无论员工选择在哪里远程工作，他们都需要让这个空间尽可能专业。确保他们手头有合适的设备，并且他们总是在一个有强大WiFi信号的地方工作。此外，他们还需要在你的工作空间里为视频通话找一个合适的背景，可以是一面空白的墙、一个书架或一件简单的艺术品。
保持沟通渠道畅通:我们建议建立多种沟通方式，这样客户和同事在需要时就可以通过他们喜欢的方式联系到你的团队。例如，你可以鼓励你的客户通过电子邮件或电话与你的团队联系，而你的员工可以在Slack或Basecamp上给你和其他人发消息。对于远程工作人员来说，拥有多条沟通渠道以确保你和你的团队永远不会被排除在外是至关重要的。
不要一直盯着你的手机或社交网络:当雇主无法监视员工时，他们可能会忍不住浏览社交媒体动态或给朋友发信息，而不是专心工作。除非这是他们工作的一部分，否则应该告诉员工把手机调成静音、飞行模式或完全放在另一个房间里，以最大限度地减少这些干扰。
不要勉强:有时候，想法和动机就是无法流动。如果员工发现很难开始或完成一项任务，他们不应该坐在那里强迫，因为这只会导致沮丧和完全放弃。相反，鼓励他们喝杯茶休息一下，出去散步，或者在他们回来之前转移到一个更容易的任务。如果工作允许的话，帮助员工养成以结果而不是工作时间来衡量远程工作成功与否的习惯也是一个好主意。
奖励自己:只工作不玩耍会让员工疲惫不堪、过度劳累、毫无灵感。鼓励员工在工作出色的情况下奖励自己，提高士气，无论是成功完成了一个项目，还是完成了一项艰巨的任务，或者这一周工作很有成效。潜在的奖励可能包括晚上早点下班，与家人共度时光，或者通过Zoom与同事一起享受周五晚上的虚拟饮料。
6.在家工作的最佳实践
生产力就像所有企业的燃料。如果你想知道你和你的员工在家工作时如何在不牺牲质量的情况下完成更多工作，这里有一些独家建议:
一次只关注一件事:这就是多任务处理的问题:当你一次分散精力处理太多任务时，你就无法达到每一项任务所需的高标准。相反，一次只专注于一项任务，花足够的精力、时间和精力做好它。然后，一旦你完成了你需要做的事情，只需继续你的下一个任务。
养成习惯:当你一个人在家工作时，很容易忘记你曾经在办公室里朝九晚五的工作日程，因为你的工作日不再被上下班等例行公事所束缚。这实际上是一个好处，因为你可以创建自己的远程工作程序。
通过连续工作来完成任务:没有人能连续工作8小时不休息(你也不应该休息)，但是你可以让你的工作日更有效率，不间断地工作一小时，然后休息10-20分钟，重新集中注意力。使用你手机上的秒表工具来记录这一点，或者，你可以下载很多专注于这一生产力技巧的计时器应用程序。
不要只是避免，还要消除干扰:当你工作时，如果你的电子游戏机、电视或新买的杂志摆在你面前，你可能会拖延或完全停止工作。与其在工作中处处避免干扰，不如试着把它们从你的空间中移除，或者在一个无干扰的房间里工作。你会比以往任何时候都更有效率!
围绕你的效率来计划你的一天:确定一天中哪些部分要做不同的事情，以确保你的一天顺利进行，你的效率保持在历史最高水平。例如，你是在早上更专注，还是刚吃完午饭?
摆脱那些降低你工作效率的事情:无论是总是死机的笔记本电脑，还是你无法掌握窍门的文件系统，在日常工作中，你可能会用到一些东西，它们只会阻碍你的工作效率，而不是提高你的工作效率。与其坚持下去，我们建议扔掉这些东西，用有效且易于使用的物品取而代之。
全身心投入工作或休息:虽然在周日吃早午餐或周五晚上看电视的时候打字看起来很有效率，但实际上根本不是。作为一个远程办公的人，重要的是你要把你的工作和休息时间分开，只完全投入其中一个，但不要把两者混为一谈。毕竟，保持良好的工作与生活平衡，不要筋疲力尽，这很重要。
把你的想法写在纸上:在整个工作日，任何员工都很容易有想法降低他们的工作效率或暂停他们的工作。工作时不要把提醒、想法和其他一切都记在脑子里，相反，在专注于手头的任务之前，把它们记在纸上会让你受益。这样，一旦你休息或结束了一天的工作，他们就会在那里等你采取行动。
用积极的态度克服压力:任何员工都很容易感到压力，但当你在家远程工作时，你不能再简单地把压力留在办公室。不要让压力影响你的工作效率，也不要影响你和家人在一起的时间，试着用积极的心态去关注你在工作中取得了什么，而不是没有取得什么。
如果这看起来不可能，那就重新设定期限:虽然这并不理想，但有时你就是无法在最后期限前完成任务，无论你多么努力工作。与其让这件事影响到你的整个工作日，不如礼貌地向经理或客户解释一下情况，并询问是否可以延期。或者，你可以重新安排其他的任务，这样你就可以在最后期限前完成任务。
把最难的任务放在你做的第一件事上:当你完成任务清单上最复杂的任务时，你不仅会感到轻松，而且会更有动力去划掉剩下的、更简单的任务。这是一个让你每天都成功的好方法，也意味着你在下班的时候不会那么疲惫或有压力。
学会停下来重新集中注意力:当你在一项任务上工作了一段时间后失去了注意力会发生什么?虽然有些人会坚持几个小时，直到他们完成它，但实际上，停下来，把任务放在一边，然后去做你待办事项清单上的其他事情更有效。在短暂的休息之后，你可能会重新集中精力成功完成工作。
成功过渡到远程工作
无论你是否考虑过将你的业务转移到远程工作，不可否认的是，现在是这样做的最佳时机。这场全球大流行给我们所有人上了一个沉重的教训，那就是我们必须准备适应和发展前所未有的变化，无论变化是大是小。
对你和你的员工来说，转向远程办公可能需要一段时间来适应，但多亏了这篇循序渐进的指南，这个过程现在不那么令人生畏了。正如您刚刚了解到的，过渡到远程工作需要了解它是什么，它是如何工作的，以及与之相关的优点和缺点。
一旦你的企业满足了远程工作的所有要求，你就可以放心了，有许多有用的提高效率的技巧和技巧可以帮助你和你的员工成功，包括我们经验丰富的自由职业者提供的那些。为加入远程办公俱乐部干杯!
