什么是虚拟办公室?
了解虚拟办公室是如何工作的，它的优点、缺点和提供的服务
2021年10月7日
8分钟读数
在过去的十年里，整个世界都数字化了，虚拟办公室只是下一步。
由于多种因素的综合作用，包括更容易获得的工具和COVID-19大流行，越来越多的企业开始远程运营。虽然远程工作有很多好处，比如减少通勤时间，提高员工满意度，但当你的办公地址是你自己的家，电话是由你的手机而不是接待员接听时，它看起来就不那么专业了。
虚拟办公室可以让企业在没有实体办公室的情况下，享受到拥有实体办公室的所有好处;您和您的团队可以远程工作并减少开销，同时仍然向客户、供应商和投资者展示专业和已建立的形象。
在本指南中，我们将介绍当你考虑为你的企业建立一个虚拟办公室时，你需要知道的一切，包括它们是什么，它们如何使你受益，它们提供的服务，以及如何选择。
虚拟办公室:定义与概述
1.什么是虚拟办公室?
虚拟办公室更像是一种服务，而不是严格意义上的地点。即使你是远程办公，你也要支付在该地点的业务地址，但作为“租金”的一部分，你还会得到一个与业务相关的服务列表。它作为一个单一的办公单位运作，有一个实际的邮寄地址，但它不一定存在于一个单一的地点;你仍然可以主要在家工作，甚至可以利用来自多个地点的服务。
这个概念最初来自1994年由拉尔夫·格雷戈里(Ralph Gregory)创立后，成为行政套房行业的领导者他把这个想法称为“虚拟办公室公司”。
这些服务可能包括电话接听，如果你想给客户留下深刻印象，可以进入会议室，或者视频会议。尤其是视频会议和信息服务，导致虚拟办公室的普及程度急剧上升。
虚拟办公室对那些喜欢其团队远程工作的便利性、灵活性和显著降低开销的品牌很有吸引力。没有长期租约，您不需要雇用额外的管理人员或门卫，并且租用虚拟办公室的成本明显低于在整个物理位置租用、布置和支付水电费。
虽然虚拟办公室通常是一种较便宜的商业选择，但根据办公室和他们提供的会员计划，电话接听和视频会议等服务的可访问性可能有限。
由于虚拟办公室允许更大的灵活性，它们可以增加员工的工作选择和企业的招聘选择。
2.虚拟办公室是如何工作的?
虚拟办公室非常简单。他们作为一个单一的单位为他们的成员和客户提供服务，但他们不一定存在于一个固定的地点。
你可以支付会员费(有些公司可能称之为“虚拟租金”)。这明显低于传统的租金和商业租赁。
理论上讲，虚拟办公室可以在任何地方，但您希望选择一个至少在合理的开车距离内，以便您可以根据需要访问的位置。这有几个原因，包括:
你可能需要到实际地点去取邮件或偶尔召开会议
你希望你的公司的邮寄地址与你的营业执照所在的州和理想的国家相同，否则它会使税务等问题复杂化
3.虚拟办公室提供什么服务?
虚拟办公室可以提供许多不同的服务，尽管这些服务根据您选择使用的实际虚拟办公室，或者如果有多个选项，您选择的软件包而有很大的不同。
虚拟办公室通常提供的服务包括:
根据需要提供物理办公空间
想在华丽的会议室里开个会，让投资者眼前一亮吗?或者你是否需要一个小的办公空间，每隔几个月与你的团队或客户举行一次罕见的面对面会议?
大多数虚拟办公室都会在其办公地点提供一些物理空间的选择。这可能包括您可以预订的会议室，您可以预订的浮动办公桌，或者您可以偶尔使用的小办公空间。确保你检查了你的虚拟办公室到底提供了什么，并考虑它是否是你开始成长时所需要的。
邮件接收和转发服务
大多数虚拟办公室都有广泛的邮件服务。他们会接收和签收快递和邮件。他们要么打电话让你来取货，要么直接把邮件转发给你。他们通常也很乐意为你寄送包裹，这样你就不需要等着去取包裹或把包裹放在某个地方。
有些甚至有拆信封和扫描服务。在这种情况下，他们会扫描你的信件，然后用电子邮件发给你，这样你就不用等了。
实时应答服务
实时应答服务(也被称为“虚拟接待员”)可以帮助你随时掌握公司接到的每一个电话。客户服务代理将接听电话，并按照您的企业创建的松散脚本进一步引导您的电话并帮助客户。他们通常能够回答诸如“邮寄地址在哪里”之类的快速问题，预约约会，并可以将任何进一步的电话转发给适当的团队成员或留言。
实时应答服务可以帮助您的业务看起来非常专业，并且可以使您的团队每天都不会被电话打断。当你想保持专注并提高工作效率时，这是一笔巨大的财富。
电话会议或视频会议服务
电话会议和视频会议可能很复杂，这取决于你如何进行。在安静、专业的环境中拥有专业、高质量和可靠的设备总是看起来最好的，而不是你的笔记本电脑在变焦上发出可怕的光线，而你的狗在背景中撞倒了一切。
虚拟办公室提供的最常见的服务之一是电话会议和视频会议，在大多数情况下，虚拟办公室的工作人员会在您打电话之前帮助您设置设备。
打印及传真服务
一些虚拟办公室将提供打印、传真和复印服务。有时他们会派人在现场处理这些问题，就像接待员一样，而其他时候这只是意味着你可以使用这些工具。您可以打印或创建的副本数量可能有限，但请务必阅读协议条款，并确保它与您需要的内容一致。
不管怎样，不用自己购买就能立即使用高质量的打印机、复印机和传真机，这是非常方便的选择。
摄影工作室或服务
虽然这比上面列出的其他一些服务要少一些，但有些虚拟办公室会为你提供拍照的空间。有些公司甚至会雇一名摄影师在办公室为客户拍照，或者为你的产品拍照。如果这不是虚拟办公室提供的，你可以随时询问是否可以带自己的摄影师到办公场所拍照。
虚拟助手
虚拟助手可以帮助你的企业显著提高生产力。他们可以做任何事情，从检查你的电子邮件到向客户提交发票，再到安排和参加会议。他们通常经验丰富，可以迅速完成你分配给他们的任何任务。
询问一下你能接触到多少虚拟助手，或者你每周能使用他们的服务多少小时。这将帮助你评估你是否需要雇佣自己的助理，或者你的虚拟办公室会员中包含的虚拟助理是否能让你暂时得到覆盖。
虚拟电话号码
虚拟办公室帮助企业建立虚拟电话号码，甚至将其包含在会员计划中，这并不罕见。这些通常可以通过你现有设备上的桌面和移动应用程序访问，但允许你有一个业务线，而不是使用你的个人号码。
虚拟电话号码很容易获得，而且往往相对划算。然而，要记住的一件事是，确保您的企业电话号码可以移植到其他提供商，或者如果您不得不离开虚拟办公室，您可以继续访问它(即使这意味着您需要付费)。避免更换公司的主要电话线路是个不错的选择。
访问一些基于云的工具
一些虚拟办公室将允许其成员访问一套基于云的SaaS工具。这可能包括Microsoft Office，项目管理工具，文件共享工具或通信工具。询问您的访问级别是什么，以及如果提供的话，您可以添加多少团队成员。
4.虚拟办公室优势
购置虚拟办公空间的最大好处包括:
的灵活性。你仍然主要或完全远程工作，你的团队也可以。这意味着你们都不受地理位置的限制，无论他们在哪里，你都可以雇佣到最好的人来做这项工作。你也可以选择自己认为合适的工作时间，如果你愿意的话，仍然可以选择穿着睡衣在家工作。
比租用传统办公空间成本更低。你没有租一间足够大的办公室来容纳你所有的员工每天工作。这意味着你也不需要布置办公室，担心商业租户的保险或水电费。你还可以获得一些服务，比如助理或接待员，这比雇佣全职员工要便宜得多。
访问附加服务。我们已经提到了这一点，但虚拟办公室的一个巨大优势是它提供的服务。让一名接待员接听你的电话，或者带着客户去参加会议，不仅能帮你节省时间，还能让你看起来很专业，而且成本效益极高。
建立和专业的外观。创业公司和个人创业企业比以往任何时候都更加普遍，在某些情况下，获得客户信任和展示可信度也变得更加困难，因为“每个人都拥有自己的企业”。在一个成熟的建筑里有一个实体的商业地址，在一个你可以和你的员工见面的地方，这将是一个成熟的过程，它有助于灌输客户对你的品牌的信心。
没有维护问题。你不需要更换那些吱吱作响的椅子，也不需要担心发生重大自然灾害时建筑物会发生什么。建筑本身的维护对你的业务来说不是问题，所以你可以专注于发展你的品牌。
5.虚拟办公室的缺点
虽然租用虚拟办公空间有明显的好处，但企业主也需要考虑一些缺点。其中包括:
办公室的使用需要规划。你的虚拟办公空间是不自动等同于一个联合办公空间，在那里你支付一定的费用，并连续几个月预订一张桌子，甚至一个会议室。如果你想在办公室开会，你可能需要提前计划预定会议室，或者确保它是可用的。如果你的业务最大的吸引力之一是有一个定期与客户见面的地方，这可能会很困难。
可用的服务可能有限。正如会议室有时并不总是可用一样，在任何给定的时间点都可能有有限的电话会议和视频会议服务可用。提前计划是可能的，但对于快节奏的企业来说，这可能是一个额外的挑战。
访问可能会受到限制。你的会员资格可能只允许你每周几天或在特定时间进入办公室。虚拟办公室最多只在标准工作时间和工作日提供访问权限，这是相当普遍的。
你和你的团队不在同一个地方工作。远程工作不为每个团队工作，特别是如果是全职的，没有办公室的日子。如果他们的工作很难在虚拟的基础上合作，有些团队在办公室里是最有效的，这阻碍了团队之间的相互了解和建立更多的个人关系。虽然许多团队的远程工作效率与在办公室工作一样高(如果不是更高的话)，但这可能并不适用于所有团队。
6.虚拟办公室常见问题
你还对虚拟办公室提供什么或如何工作有疑问吗?看看我们的常见问题解答部分。
1.虚拟办公室位于哪里?
虚拟办公室通常位于商务中心、灵活办公室和联合办公中心。它们在全国各地都能找到，而且几乎总是在繁忙的商业区找到。
2.我可以在哪里使用我的业务地址?
你可以在任何正式文件上使用你的办公地址，包括:
客户发票
合同
营业执照
在你的网站上
有关宣传资料
税收文件
任何你需要写下公司地址的地方!
3.谁通常使用虚拟办公室?
小型企业、初创公司、企业家和个人企业家是参与虚拟办公室的最常见的成员，但任何想要进入办公室环境的商业专业人士都可以利用所提供的服务。即使是完全远程办公但需要额外业务支持的员工也可以利用虚拟办公室来获得业务邮件地址、所需的工作场所和其他服务。
4.虚拟办公室和虚拟助理有什么区别?
虚拟办公室和虚拟助理是两个完全不同的东西。
虚拟办公室提供实际的业务地址和服务，如会议室、电话会议、邮件接收、处理和电话应答服务。
虚拟助理是提供特定管理服务的个人或机构比如预约或管理数据输入。他们是合同工，而不是全职员工，虚拟助理可能是你虚拟办公室套餐的一部分。
5.在虚拟办公室寻找什么
在选择虚拟办公室时，你要寻找一个能提供以下条件的:
该办事处是合法的，已经运营了至少5年以上，有过去客户的书面审查和一致的支持
注册到您将使用的同一地址的企业的类型和数量
除了街道地址之外，还能收到私人套房号码，这对Google My Business的列表至关重要;这是必要的在本地搜索和优化SEO排名好
虚拟或现场接待员，在标准营业时间内帮助您维护客户支持
你需要的特定服务和便利设施，无论是大堂迎宾员、日间办公室、打印服务，还是其他完全不同的服务;只选择一个能满足你所有需求的虚拟办公室
6.我可以为有限责任公司使用虚拟地址吗?
是的，你可以用你的虚拟办公地址创建有限责任公司。
有限责任公司需要实际地址(不只是邮政信箱)，虚拟办公地点也算。如果你愿意，你可以设置让你的邮件从虚拟办公室转发到你的家庭地址。
7.我能找到的最好的虚拟办公室服务有哪些?
根据你所在的地方，可能会有大量不同的虚拟办公室服务;有些可能是你所在地区独有的，但也有大型分支机构在广泛的地区设有虚拟办公室。让我们来看看在美国你能找到的一些最好的、评价最高的虚拟办公室服务。
达芬奇
达芬奇在50个国家有超过1500个办事处，你很有可能在你工作的地方附近找到一个达芬奇的私人办公室。
他们几乎拥有大多数办公室所需要的一切，包括统一的会议空间、演示工具、会议室、实时回答服务、邮件转发、大厅目录列表、大厅迎宾员和业务支持中心。当客户来拜访你时，这会给你一种专业的感觉，就好像这是你的永久工作地点一样。
起价仅为每月49美元，取决于你需要的服务和你的位置，成千上万的评论对高端家具、出色的客户支持和绝佳的位置大加赞赏，达芬奇是一个不错的选择。
联盟虚拟办公室
如果你想找到最好的、几乎包罗万象的虚拟办公服务，这是一个强有力的竞争者。他们有不同的计划，但即使是他们的基本计划也比其他一些服务提供的更多，包括邮件处理和转发、本地或免费电话号码、现场接待员、私人办公室和免费服务台。
根据你的地理位置，每月49美元起价，目前有1400多个地点可供选择。
联合办公室
Allied Offices的亮点在于其出色的移动应用程序。您可以通过移动应用程序获得商业短信通知，并与美国的应答服务合作，以及商业电子传真，电话路由和业务管理功能。
他们的现场接待员非常出色;您可以选择自动或现场接听服务，接待员可以接听电话，预约，处理订单，等等。
全国各地也有华丽而著名的地点，提供丰富的会议空间，全天候访问，复印和打印服务，预约服务和专门的客户经理。起价为每月44美元。
办公室进化
Office Evolution是美国小型企业和企业家的一个很好的虚拟办公室选择。与私人办公室相比，他们更关注同事空间，尽管他们仍然有现场私人接待员和为高薪会员提供会议室租赁等功能。还有一些服务，如个人锁邮箱、24/7工作空间访问、打印和复印服务，以及全国范围内的访问，这样你在旅行时如果附近有地方，就可以随时有工作的地方。
如果你想有一个可以与其他企业家或小企业建立联系的工作空间，这可能是一个不错的选择。然而，如果你想避免社交合作有时带来的分心，这可能不是你的正确选择。
结论
虚拟办公室并不适合所有企业，但对于小型企业、自由职业者、企业家和成长中的品牌来说，他们主要是远程工作，但想要偶尔获得办公空间和令人印象深刻的传统办公福利，虚拟办公室是一个很好的选择。
为您自己、您的团队和您的客户拥有一个专业的工作环境，而无需承担商业租赁相关的开销，这是一项巨大的资产，尤其是考虑到虚拟办公室通常附带的业务服务时。
全国各地都有大量的虚拟办公室，为品牌提供了大量的选择。在你开始寻找虚拟办公室之前，确保你已经考虑过你想要什么和需要什么，以确保它能满足你现在和未来几年的需求。
