什么是项目管理?
理解项目管理
2020年12月14日
8分钟阅读
你在哪个行业工作并不重要;项目以及有效管理它们的需求是成功的必要条件。这就是为什么项目管理是一项重要的生活技能，但这并不是我们所有人与生俱来的。
如果你曾经想要探索如何在项目管理中取得成功，项目经理是做什么的，或者在这个领域中脱颖而出所需的技能，那么你很幸运。我们整理了这个实用指南来教你所有关于项目管理的知识，包括最流行的项目管理方法，项目管理计划中必须包含的元素，等等。
准备好了吗?我们走吧!
项目管理的定义和基础
1.什么是项目管理?
简而言之，项目管理指的是启动、计划和技能、技术、资源和专门知识的应用，以在固定的时间框架和预算内完成项目目标。
2.项目管理有哪些阶段?
项目管理的五个阶段是:
起始阶段:第一阶段旨在定义项目，包括其目的、目标、需求和风险。目标是证明项目是可行的，同时也概述将使用的关键涉众和项目管理工具。
规划阶段:也许是最关键的阶段，计划阶段要求项目经理概述项目的细节和目标，以满足为它设定的要求。建立kpi(关键绩效指标)，确定潜在风险，并向团队成员简要介绍他们的角色和责任。
在执行阶段:这通常是最长的项目阶段，因为这是项目任务开始的时候。时间、金钱和人员都被投入到项目中，行动开始了。
控制和监控阶段:在这个与执行阶段同时发生的阶段中，项目经理必须确保需求得到满足，议程得到遵循，并且总体上每件事都朝着预期的最终结果进展。
项目关闭:虽然这个阶段代表着项目的结束，但项目经理的任务还没有结束。收尾工作被完成，材料被组织起来，项目的最终结果被反映出来，以确定哪些方面进展顺利，以及在未来的项目中哪些方面可能需要改进。
3.为什么项目管理很重要?
项目管理是一个强大的业务工具，它涵盖了业务的许多方面，因此能够为各种规模的组织提供一些优势。下面让我们逐一探讨这些好处。
项目管理:
为您提供可重复的过程、指导方针和方法，以帮助您管理项目中涉及的工作和人员
能否通过帮助您可靠、有效、及时并在预算内交付项目来增加您成功的机会
帮助您更快、更有效地解决问题
允许您确定项目如何与业务策略相适应
确保公司自身资源的有效利用
通过将一个大任务分解成更小、更容易管理的可交付成果，让你按时完成任务
鼓励与业务相关的人员之间进行有效和一致的沟通
满足公司利益相关者的各种需求和愿望
旨在管理和减轻风险和触发因素
帮助你在竞争中获得优势，提高你的底线
协助提高客户满意度、忠诚度和保留率
4.项目经理做什么?
项目经理在团队中工作，利用他们的技能和知识启动、计划、执行、监控、控制和完成项目，确保项目按时在预算之内完成。项目经理还与项目发起人、供应商、承包商和任何其他涉众保持联系，以确保过程顺利运行。
项目经理的主要角色和职责包括:
确定项目计划、进度和预算，并与团队沟通这些元素
分配任务和期限
安排团队成员和涉众之间的频繁沟通，以检查项目状态
解决出现的任何障碍
向主管或项目发起人提供状态报告
管理项目范围
定义和评估所有项目可交付成果
为客户提供建议和报价
评估和跟踪项目的成功
此外，项目经理应该具备以下技能:
协作
优秀的沟通者
问题解决者
对细节的高度关注
全面的组织能力
能够同时处理多项任务并分清轻重缓急
由目标和结果驱动
能干的人
出色的跨部门团队管理能力
能够组织和协助会议和评审
简化复杂的工作流程
精通技术
数据驱动的
5.项目管理知识领域
以下是项目经理在管理项目时应该关注的10个知识领域:
项目集成管理:将项目的各个方面集合在一起，并将这些组成部分作为一个整体进行监督
项目范围管理:完成一个项目所需的综合目标和要求
项目时间管理这个项目需要多长时间才能完成
项目成本管理完成这个项目要花多少钱
项目质量管理:项目达到制定的标准的程度
项目人力资源管理:为某个组织工作并将协助该项目的员工
项目沟通管理信息在个人之间交换的方式，即通过书面、口头或其他形式
项目风险管理:风险的识别、评估和优先次序，以及最小化或避免风险的程序
项目采购管理:寻找和获取项目完成所需的东西
项目干系人管理与对项目影响最大的人保持良好关系的过程，管理并满足他们的期望
6.项目管理方法
项目经理使用所谓的项目管理方法来帮助项目更顺利地运行。在项目中使用的方法有很多，所以我们在下面总结了16种最常见的方法。
适应性项目框架(APF) -简单地说，APF遵循“边做边学”的原则。通过学习前一阶段的结果，然后在此基础上进行改进，从而逐步完善项目。这种不断的检查和调整方法帮助项目经理交付最高可能的最终结果。
敏捷。敏捷方法也在这种灵活的、变化驱动的思维方式上蓬勃发展，但不同之处在于它关注的是协作。涉众在一个一个阶段的基础上审查项目，团队通过做出必要的调整来做出回应。
实现收益。使用利益实现方法，项目在达到预期结果之前不会被认为完成——不管分配的时间框架和预算是什么。它首先涉及识别、执行和衡量收益。
关键链项目管理CCPM强调执行项目所需的资源，包括人员、设备、数据、物理空间等等。确定任务的“关键链”，并围绕所需资源的可用性和来源制定项目进度。这可能会使项目的估计时间框架变长，但它确实将错过重要截止日期的可能性降到最低。
关键路径法(CPM) -这种方法通过关注项目最基本的任务，并根据不断变化的截止日期进行调整，专注于在尽可能短的时间框架内交付项目。它看的是是正在发生，并将其与什么进行比较应该每天都在发生。
事件链方法论(ECM) -ECM关注外部事件和项目任务之间的关系，以及对潜在风险及其影响的计划。这会创建一个更现实的项目计划，因为团队知道什么地方可能出错，如果出错，他们必须如何补救。
极限编程(XP) -这种方法注重简单性和“少即是多”的原则。高质量的软件被快速开发，为涉众提供最高价值。开发周期很短，发布频繁，并且与涉众之间有持续的协作性沟通。
看板。这种方法将项目任务可视化地表示在看板板上。这允许团队成员在任何时候看到每个工作部分的状态，因此平衡需求与可用的能力，并发现沿途的任何过程问题。
精益。当你想要削减预算，在短时间内完成任务，并在一个小团队中实现最大可能的结果时，精益是一种很好的方法。它对初创公司特别有帮助，专注于增加客户的感知价值，消除任何被认为是浪费的东西。
精益六西格玛。结合精益和六西格玛方法，这个过程利用了两种最好的解决问题的方法，以帮助组织实现他们的目标，并尽可能快速和有效地满足他们的客户。
Prince2(受控环境中的项目)-该方法用于确保项目的每一个方面在业务发展和增值方面都是合理的。项目经理必须确定一个明确的需求，确定目标客户，表明现实的利益，并确定一个准确的预算评估。
Prism(整合可持续发展方法的项目)-Prince2方法专注于商业论证，而Prism方法则是将项目规划与环境可持续性结合起来。因此，项目经理的目标是减少能源、废物管理、分配成本和组织的环境足迹。
基于流程的项目管理。这种方法重视公司的使命宣言，并确保每个项目都进一步推进这一使命。要确定这一点，首先要在项目开始之前对其进行分析。如果它没有达到公司的使命宣言和期望，那么就会进行调整。
Scrum。Scrum依赖于增量开发，由2-4周的“sprint”组成，其目标是首先实现项目最重要的功能。它强调生产力、协作和短时间的高度专注，以达到最大效率。此外，它允许项目在sprint之间根据涉众和客户的反馈进行调整。
6σ。六西格玛方法减少缺陷或“bug”，以提高产品质量或改进组织过程。目标是简化质量控制，并达到“六西格玛”的评级，这意味着产品或过程99.99966%无缺陷。
瀑布。瀑布方法是一种线性项目管理方法，将项目任务分解为一系列更小的阶段。每个阶段都依赖于前一个阶段的可交付成果，并涉及特定的任务领域。
7.在项目管理计划中应该包括什么
项目管理计划概述了项目需要完成什么，以及团队成员将如何执行工作。为了避免创建一个非常成功的计划，我们概述了一个有效的项目计划中应该包含的关键元素
1.项目范围
确定涉众是谁，并组织与他们会面，讨论他们希望通过项目实现什么。涉众是任何与项目相关的人，包括项目发起人、组织的管理团队等。将他们的需求和愿望作为项目的目标。
与关键涉众的会面还允许您为项目的范围、预算和时间线建立标准。有了这些信息，您就可以将范围声明作为确定和记录这些重要细节的一种方式，以便每个人都保持在同一页面上。
创建范围语句很简单。以一种易于阅读的表格格式，简单列出以下内容:
利益相关者
目标
需求和交付
限制和期望
2.项目目标
还记得我们在上一步中谈到的涉众需求吗?现在是你列出这些目标并根据紧急程度或重要性进行排序的时候了。这是项目管理计划阶段中至关重要的一步，因为这些目标将影响项目生命周期中的每个决策。例如，它们向项目团队指示:
他们应该专注于什么
他们应该把资源奉献给什么
他们的活动如何服务于更广泛的组织目标
当列出您的项目目标时，重要的是它们既可测量，又与kpi(关键绩效指标)相关联，可以用来分析项目的整体成功。一个好建议是确保你的项目目标是SMART的:
具体的
可衡量的
可以实现的
有关
有时限的
3.项目可交付成果
可交付成果只是项目范围内所需的输出元素。换句话说，满足项目目标所需的不同步骤。
首先列出这些内容，然后将它们进一步组织成工作分解结构(WBS)。WBS将较大的可交付成果分解为较小的可交付成果，按逐步的层次结构列出它们。
确定每个任务所需的资源(如果知道的话)，并估计完成每个任务需要多长时间。不要过于担心设定具体的截止日期，因为这将在下一步完成。
4.项目里程碑
有了分解成更小、更小的任务的可交付成果列表，您现在可以确定所有重要的项目时间表。这个计划应该定义哪些任务是依赖于其他任务的，并制定一个必须遵循的关键路径，直到项目结束。
可以把它想象成一个时间表，它列出了每个任务的开始和结束日期，在团队成员中均匀地分配工作，并帮助每个人对自己的职责和截止日期负责。这是任何项目中极其重要的一部分，在项目的整个过程中经常被提及。
5.风险管理计划
风险是任何可能影响您的项目的不可预见的事件——无论是好是坏。一些常见风险的例子包括繁忙季节、公共假期、项目团队成员请病假或技术故障。
注意到所有项目都有风险是很重要的，但是一旦您确定了这些风险是什么，通过开发适当的策略来减轻风险就会容易得多。问问你自己:
什么可能会影响到你的项目?
什么时候可能发生?
发生的可能性有多大?
预期的影响是什么?
什么事件可能预告或导致风险事件?
下一步是创建风险管理策略，包括以下内容:
确定你的“风险承受能力”:在利益相关者要求放弃该项目之前，该项目能承受多大的风险?你是否有权处理相应的风险，还是必须先咨询某些利益相关者?
决定要管理哪些风险有些潜在的风险可能是你对时间和预算的低效利用，所以要确定哪些风险需要采取行动，哪些风险可以忽略不计。
识别项目风险触发因素:回顾你头脑风暴的潜在风险列表，然后决定如何在你和你的项目团队中监控这些风险。包括在触发事件发生时应该采取的步骤。
制定行动计划:您和您的团队如何降低风险发生的几率或减少其对项目的负面影响?谁将对什么负责?确保你和你的团队都在执行这个行动计划。
6.涉众和人力资源计划
当您的项目管理计划以与项目涉众的会议开始时，它也应该以一个会议结束。这是因为您需要解释您的项目计划如何解决涉众的需求，并为可能出现的任何潜在风险或冲突提供您的解决方案。
您还需要利用这个会议来确定涉众之间的角色。他们希望看到什么报告，谁将批准某些决定，他们希望您如何与他们沟通，以及多久进行一次沟通?您可能想要考虑使用协作工具，每个人都可以访问它来查看项目的状态。
项目管理计划的最后一步扮演的另一个重要角色是，它充当与项目中有既得利益的人进行公开讨论的角色，允许您在项目正式启动之前，根据需要调整您的计划。
结论
项目管理并不是我们所有人与生俱来的技能，但它无疑是一项重要的生活技能，无论你在哪个行业工作。从一个组织的角度来看，项目经理在他们的公司中扮演着至关重要的角色，他们负责监督令人兴奋的项目，这些项目对他们的成功是必要的。大公司通常有专门的项目经理，然而，小公司可以通过有经验的独立承包商来满足项目管理的需求。
